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Dématérialisation : effet de mode ?
Plus maintenant, encouragée depuis quelques années par le gouvernement elle est en passe de devenir obligatoire pour les entreprises. En effet au 1er janvier 2020 toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir les factures de leurs fournisseurs de manière électronique.
Mais quels sont réellement les avantages de la dématérialisation ?
Gain de place
Le principe même de la dématérialisation est de supprimer le « matériel », en ce qui concerne les factures et les bulletins de paie, on supprime le papier. Ainsi vous supprimez toutes vos archives physiques.
Économies d’argent
En diminuant le temps de traitement de vos factures et bulletins de paie, vous économisez de l’argent. Le support papier étant supprimé, vous économisez également des coûts matériels (papier, encre).
Légalité
La facturation électronique autant que la dématérialisation du bulletin de paie ont la même valeur légale que le papier si ce sont les originaux et si leur authenticité peut être prouvée par une signature électronique, un ERP* ou un EDI*, et un message normé.
Sécurité
La dématérialisation est souvent freinée par des craintes sur sa sécurité. Pourtant l’archivage numérique est bien plus sécurisé que l’archivage papier, à condition d’avoir des logiciels de sauvegarde. Pour cela on peut opter pour des solutions d’hébergement externalisées.
Productivité
Plus besoin d’ouvrir les lettres, de trier, de scanner, d’imprimer, d’envoyer… Vos collaborateurs passent donc moins de temps sur des tâches sans valeur ajoutée et votre productivité augmente.
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EN BREF :
La dématérialisation ou numérisation, qui consiste à virtualiser des documents papiers ou « physiques », devient un outil important de productivité dans les entreprises. En effet, la dématérialisation permet d’économiser du temps, de la ressource humaine et donc de l’argent. Tous vos flux de documents sont concernés par la dématérialisation : réception des factures fournisseurs, émission des factures clients, émission des bulletins de paie de vos salariés, émission de bon de commande, etc.
*ERP : Entreprise Resource Planning ou Progiciel de Gestion Integré (PGI) (ex : SAGE)
*EDI : échange informatisé de données