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Logiciel GED : stockage et partage des dossiers

La Gestion Électronique des Documents permet l’optimisation de la gestion globale du document par l’automatisation des processus documentaires tels que la création, l’utilisation, le partage et l’archivage des documents en entreprise. Ces processus regroupent des tâches comme la capture, le classement, le traitement, la traçabilité, l’archivage, la diffusion ou encore la recherche.

La Gestion Electronique de Documents facilite la gestion de vos flux de documents et peut vous faire économiser jusqu’à 50% de vos coûts de traitement.

Les enjeux du stockage et du partage des documents dans une entreprise

Centralisation et accessibilité de l’information

Regrouper les documents dans des espaces uniques et structurés
Faciliter l’accès rapide à l’information pertinente
Éviter la dispersion des fichiers (emails, postes locaux, clés USB, outils multiples)

Sécurité et maîtrise des accès

Protéger les données sensibles et confidentielles
Définir des droits d’accès par profil ou par rôle
Limiter les risques de fuites, de pertes ou d’usages non autorisés

Collaboration et travail d’équipe efficaces

Partage fluide des documents entre services
Travail collaboratif sur des versions uniques et à jour
Réduction des erreurs liées aux doublons et aux mauvaises versions

Conformité et pérennité des informations

Respect des obligations légales et réglementaires (durées de conservation, archivage)
Traçabilité des actions et des modifications
Sécurisation des documents dans le temps et continuité d’activité

Pourquoi passer à la Gestion Électronique des Documents ?

Passer à la gestion documentaire électronique est un projet qui implique de connaître toutes les étapes de traitement de vos documents, afin de pouvoir créer des circuits de traitement adaptés à votre réalité. Ensuite, vous devez mettre en place l’outil, et former votre personnel. Lorsque la GED est en place, vous constatez de nombreux bénéfices.

Améliorez la performance de vos traitements

La mise en place de la GED en entreprise est un accélérateur de performance. Vous automatisez de nombreux processus et cela fait économiser beaucoup de temps à vos collaborateurs et à vos interlocuteurs tels que clients et fournisseurs. En effet la circulation des documents devient plus fluide tout en étant plus sécurisée.

Recherchez des documents très rapidement

Une bonne GED vous permet de retrouver le document que vous cherchez en quelques instants. Oubliez les salles d’archives, ou bien les dossiers sur vos PC dont le rangement est souvent obsolète et pas très rigoureux, la recherche de la GED est très puissante.

Sécurisez les informations de votre entreprise

Ne vous est-il pas déjà arrivé de perdre un document papier ? Avec la dématérialisation, vous sécurisez vos documents puisqu’ils sont sauvegardés dans des datacenters ultra sécurisés en France et donc régis pas la législation Européenne.

Comment la GED peut vous aider dans votre mise en conformité RGPD ?

Par l’automatisation des process de votre entreprise, la Gestion Électronique des Documents, appelée plus communément GED, vous aide dans votre mise en conformité RGPD : gestion automatique des données, mise en place d’actions sur les documents lorsqu’ils ont atteint une certaine durée, ou bien lorsqu’une autre action est réalisée, alertes, relances, etc. De plus, l’hébergement des données se fait dans des datacenters en France qui respectent le RGPD.

Koesio vous accompagne pour vos projets d’équipements de logiciel GED

En quelques clics, vos documents sont extraits pour être visualisés ou partagés. Avec un logiciel de GED, il suffit de quelques secondes pour retrouver un document grâce à de nombreux critères de recherche paramétrables. Le classement des documents une fois reçus ou scannés peut se faire automatiquement.

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Contactez un expert sur la Gestion Électronique des Documents (GED)

Vous avez pour projet de redéfinir la Gestion Électronique de vos Documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos processus. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.

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