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Archivage électronique de vos documents

L’archivage électronique permet de stocker vos documents au format dématérialisé et de façon sécurisée. À la différence d’une solution de gestion documentaire classique, l’archivage électronique stocke les documents qui ne seront plus modifiés. Les documents archivés peuvent être recherchés, consultés, téléchargés et diffusés si besoin.

Scanner, Classer, Rechercher... Trouver !

Les étapes clés de l’archivage électronique

Qualification du document

Identification de la nature du document
Détermination de sa valeur (légale, probante, patrimoniale)
Définition de la durée de conservation associée

Versement dans le système d’archivage électronique (SAE)

Transfert sécurisé depuis la GED ou les outils métiers
Application des règles d’archivage définies
Scellement et horodatage si nécessaire

Sécurisation et conservation

Garantie de l’intégrité, de l’authenticité et de la lisibilité
Gestion des accès et des habilitations
Sauvegardes et redondance des données

Gestion du cycle de vie

Suivi des durées de conservation
Gel des documents en cas de litige ou contrôle
Traçabilité des accès et actions

Restitution et consultation

Recherche et accès aux documents archivés
Preuve de conformité et d’intégrité
Mise à disposition sécurisée

Destruction ou sort final réglementaire

Destruction automatique à échéance légale
Traçabilité de la destruction
Conservation sélective si valeur historique ou stratégique

Pourquoi choisir l'archivage électronique ?

De nombreux documents ont une durée légale de conservation minimale tels que les factures, les bulletins de paie, les notes de frais, etc. Vous archivez donc déjà vos documents, mais pourquoi passer à l’archivage électronique ?

Supprimez vos salles d'archives

L’accroche peut paraître forte, pourtant l’archivage électronique repose sur la dématérialisation. En choisissant l’hébergement externe de votre archivage, vous pouvez réellement supprimer vos salles d’archives. Adieu les volants.

Accédez à vos documents de façon mobile et rapide

L’archivage électronique vous permet d’être très réactif lorsque vous recherchez un document que l’on vous demande. En quelques clics vous retrouvez le fichier dont vous avez besoin et vous pouvez l’envoyer par email rapidement. Plus besoin d’aller aux archives à l’autre bout de l’entreprise et de chercher de longues minutes un document. De plus la recherche peut se faire de façon mobile via une simple connexion web.

Intégrez l'archivage dans vos circuits de validation

Vous avez déjà adopté la Gestion Électronique des Documents et mis en place des circuits de validation (workflows) ? Alors intégrez l’archivage électronique dans votre GED et automatisez l’archivage de vos documents en fin de traitement.

Peut-on supprimer un document après la durée légale de conservation ?

Bien évidemment, il faut cependant vous assurer que la durée a bien été respectée. Une fois passé, le document peut être supprimé, il est même recommandé de le faire pour éviter de vous retrouver une masse de documents inutilement. Attention, selon les documents, il peut exister plusieurs durées légales de conservation minimale. Dans ce cas, c’est la durée la plus longue qu’il convient de respecter.

Archivage électronique des documents

La quantité de données numériques ne cesse de croître. Afin d’économiser sur vos coûts de traitement et de stockage, choisissez une solution d’archivage électronique. Hébergés dans nos Datacenter sécurisés et redondés, vous avez accès à vos documents où que vous soyez.

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Contactez un expert sur l'archivage électronique

Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos processus. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.

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Qualification du document

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Gestion du cycle de vie

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Destruction ou sort final réglementaire

Pourquoi choisir l'archivage électronique ?

Peut-on supprimer un document après la durée légale de conservation ?

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