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En France, 70% des directeurs financiers estiment que la dématérialisation permet à la fonction finance d’être plus efficace, selon une étude PWC. C’est donc le moment de repenser sa gestion des factures, en particulier avec les fournisseurs, pour pouvoir tirer profit de ce système, et faire un pas de plus dans la digitalisation de vos processus de gestion.
La dématérialisation des factures est une tendance qui s’accélère. Après l’obligation de dématérialiser les factures à destination des administrations, ce sont les échanges inter-entreprises qui sont maintenant ciblés. La loi de finance 2020 a en effet annoncé une extension de l’obligation de facturation électronique aux relations B2B, qui entrera progressivement en vigueur entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025.
En parallèle, l’Intelligence Artificielle se développe et permet notamment d’aller plus loin dans la reconnaissance des données et la mémorisation des corrections apportées par l’humain, ce qui permet un traitement plus rapide et efficace des documents.
Les avantages de l’automatisation de la comptabilité fournisseurs
Dans certaines entreprises, même petites, le volume de factures fournisseurs est conséquent et passer à la dématérialisation est une manière de soulager les équipes de tâches fastidieuses, sans valeur ajoutée. Avec la dématérialisation des factures fournisseurs, vous supprimez un grand nombre de tâches manuelles, ce qui vous apporte plusieurs avantages :
- Fiabilité : vous évitez les ressaisies et les erreurs humaines, car une fois la facture « capturée », qu’elle soit papier ou électronique, les traitements sont automatisés, et les fichiers générés peuvent s’intégrer dans votre comptabilité.
- Réduction des coûts : en gagnant du temps dans le traitement, vous baissez les coûts. Vous disposez également d’une vision plus rapide de l’état de vos factures à payer, pour une gestion plus fiable de votre trésorerie.
- Productivité : le processus de traitement des documents est accéléré et les recherches sont plus rapides. La validation des factures et le bon à payer se font plus rapidement, sans manipuler de papier.
- Agilité : vous bénéficiez généralement avec la solution de dématérialisation des factures fournisseurs d’un archivage des documents en local ou sur un cloud sécurisé, accessible 24h/24 pour consulter ou télécharger les factures.
Enfin, la fiabilité et la réactivité que vous obtiendrez avec ce système est aussi une façon d’entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs.
Comment ça marche ?
La dématérialisation des factures fournisseurs peut se faire soit à partir de factures papier, soit en analysant les factures électroniques. Le système permet d’indexer les factures, d’extraire les informations nécessaires pour la comptabilité, de gérer le workflow d’approbation, puis d’archiver la facture.
Si le processus paraît simple, il faut toutefois s’assurer qu’il soit réalisé par un partenaire certifié, qui peut garantir la conformité du processus. Deux normes existent dans ce domaine :
- L’une dédiée à l’archivage dans un Coffre-Fort Numérique, la norme NF Z42-020, qui précise les méthodes applicables aux traitements fondamentaux de dépôt, lecture, contrôle et destruction, ainsi qu’à la journalisation de ceux-ci
- L’autre dédiée au processus de numérisation et de la suppression de l’archivage des documents au format papier, la norme NF Z42-026, qui précise les étapes de ce processus et les contrôles à mettre en œuvre pour réaliser des copies fiables et fidèles
Comment réussir son projet de dématérialisation des factures fournisseurs
Pour réussir son projet, quelques règles sont à appliquer :
- S’appuyer sur un logiciel standard : mieux vaut appliquer les processus prévus dans un logiciel, quitte à adapter son organisation, que d’essayer de faire du spécifique, surtout pour une petite entreprise.
- Vérifier que les normes sont respectées par les prestataires : pour assurer la conformité et la sécurité des systèmes, en matière d’archivage électronique notamment, ou de fiabilité des copies numériques, ce qui garantit de pouvoir produire une copie numérique opposable en cas de litige ou de contentieux.
- Informer ses fournisseurs et obtenir leur adhésion, en procédant par étape, pour bien rôder le système.
- Accompagner les utilisateurs, et intégrer toutes les parties prenantes le long de la chaîne de traitement des factures fournisseurs, pour assurer leur adhésion au projet.
En 2019, 60% des Directeurs financiers considéraient la dématérialisation des factures fournisseurs comme une priorité, selon une étude PwC. Pourquoi pas vous ? Koesio peut vous aider à mettre en place ce type de traitement, avec une solution dédiée, interfacée notamment avec la comptabilité de Sage 100 et de Sage FRP 1000?