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Partage de documents

Finis les fichiers envoyés par mails, transférés sur clés USB ou disque dur externe ! Tout se passe dans votre espace cloud sécurisé, chez votre partenaire hébergeur ou sur vos propres serveurs ! Ce logiciel répond à un vrai besoin de travail collaboratif en interne et en externe.

Partagez vos documents numériques en quelques clics, tout en contrôlant les droits d'accès de vos interlocuteurs.

Les étapes du partage de document

Dépôt des documents

Vous avez 2 possibilités pour déposer vos documents : dans l’application en ligne en vous connectant avec vos identifiants ou directement depuis votre arborescence Windows.

Synchronisation de votre arborescence Windows

Un agent est installé sur votre ordinateur et synchronise en temps réel vos dossiers.

Partage des documents concernés par lien

Tout d’abord, choisissez les documents que vous souhaitez partager. Lorsque vos documents sont intégrés dans votre solution, vous n’avez qu’à générer un lien URL de partage. Vous définissez les paramètres du lien : besoin ou non d’un mot de passe pour y accéder, partage restreint, partage public, etc. Ensuite, envoyez le lien par email directement depuis l’application ou bien copiez-le et collez-le sur n’importe quel support.

Partage des documents concernés avec d'autres utilisateurs de la solution

Tout d’abord, choisissez les documents ou dossiers que vous souhaitez partager. Lorsque vos documents sont intégrés à la solution, vous pouvez directement partager ceux-ci avec d’autres utilisateurs de la même solution sans passer par un lien. Les documents partagés seront visibles dans l’application de la ou les personnes que vous avez autorisées. Vous aurez alors la possibilité de gérer les droits d’accès et suivre les personnes ayant consulté les documents.

Les bénéfices du partage de fichier en ligne

Gardez la maîtrise de la circulation des documents dans votre entreprise en optant pour une solution de partage de fichiers en ligne. En choisissant un logiciel professionnel, évitez que chaque collaborateur utilise sa propre solution de stockage et de partage. Cela pourrait porter atteinte à la sécurité de vos données et à la réglementation RGPD.

Partagez en toute sécurité

La solution permet de partager vos documents de manière sécurisée par mot de passe en générant des liens publics. Vous choisissez la durée de validité du lien envoyé et autorisez ou non le destinataire du lien à télécharger des fichiers dans le dossier partagé. La durée de validité du lien n’est pas définitive. Vous pouvez à tout moment la prolonger. Les modifications apportées aux fichiers partagés sont automatiquement mise à jour.

Suivez l'historique de vos partages

Vous n’êtes pas certain que votre client a bien reçu et consulté votre document ? D’un simple clic, vous avez la possibilité de vérifier si votre lien public a été ouvert. Pour des partages en interne, il vous sera possible de savoir qui a consulté quoi.

Partagez sans limite

Documents d’architectes, shooting photo, compte rendu de réunion, création graphique, qu’importe le format du fichier, la solution vous permet de partager vos documents sans limitation en termes, de taille ou de nombre.

Stockage des données, quelle réglementation?

Toute entité manipulant des données personnelles concernant des Européens doit se conformer, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’un sous-traitant ou même d’une association. Avec la RGPD, les entreprises doivent notamment s’interroger sur les processus de stockage et de traitement des données par les fournisseurs d’infrastructures de Cloud computing, en particulier la question de la localisation des données et de leur transfert. Les transferts de données hors UE, y compris en ce qui concerne l’hébergement, restent possibles à condition d’être encadrés, par exemple par une décision d’adéquation d’un pays tiers, la signature des clauses contractuelles types ou encore l’adhésion à un code de conduite approuvé.

Partagez vos documents depuis un espace de stockage collaboratif

Les espaces de stockages collaboratifs permettent à vos collaborateurs de retrouver les documents dont ils ont besoin à tout moment. Vous gérez les droits d’accès de chaque catégorie d’utilisateurs pour contrôler la sécurité et la confidentialité de vos données. Ces espaces sont synchronisés en temps réel quelque soit le terminal utilisé : PC portable, PC fixe, smartphone, tablette. Bien évidemment, la version la plus récente est disponible, mais les versions précédentes des documents, voire même les documents supprimés sont accessibles en quelques clics. Enfin, vos collaborateurs peuvent travailler simultanément sur le même document grâce à la fonctionnalité d‘édition de fichiers en ligne.

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Contactez un expert sur le partage de documents

Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos processus. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.

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