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Coffre-fort électronique des documents pour les salariés

Le coffre-fort électronique est un espace de stockage accessible en toute sécurité avec une simple connexion internet. Dans le coffre-fort numérique vous déposez vos documents depuis l’imprimante virtuelle pour les mettre à disposition des utilisateurs concernés (collaborateurs, clients, etc). Ceux-ci reçoivent une alerte via un email contenant le lien d’accès au document.

L’envoi du bulletin de paie en pièce jointe d'un email n’est plus autorisé, il doit être déposé dans un coffre-fort numérique auquel seul le collaborateur peut accéder.

Les étapes du dépôt des documents de vos salariés dans le coffre-fort électronique

Dépôt des documents depuis l'imprimante virtuelle

Vous lancez l’impression de votre fichier vers l’imprimante virtuelle. Celle-ci traitera le document, ajoutera un en-tête et un pied de page, et le découpera si nécessaire en fonction du profil choisi.

Documents mis à disposition des utilisateurs concernés

Les documents sont ensuite distribués et mis à disposition automatiquement sur le profil de chaque client, fournisseur, collaborateur ou autre interlocuteur.

Alerte des utilisateurs concernés par email

Lorsqu’un document est déposé sur l’espace du salarié, il est possible d’alerter l’utilisateur en lui envoyant une notification.

Accès au coffre-fort à tout moment

Les fichiers sont accessibles à tout moment et à toute heure. Une simple connexion internet est nécessaire pour accéder à son espace.

Les avantages du coffre-fort électronique

Le coffre-fort numérique est un service sécurisé pour archiver, indexer et retrouver des fichiers numériques sensibles. On peut citer : des documents administratifs dématérialisés, des factures clients dématérialisées, des factures fournisseurs dématérialisées, des relevés, des contrats de travail dématérialisés, des photos, etc. Attribuer un coffre-fort à votre interlocuteur (collaborateur, client ou autre) c’est mettre à sa disposition tous les fichiers le concernant dans un seul et même espace.

Accédez à vos documents de partout et à tout moment

Le coffre-fort électronique est accessible en toute sécurité depuis tous les terminaux, où que vous soyez et à tout moment. Il suffit simplement d’une connexion internet pour accéder à vos documents. Pratique lorsque vous avez besoin rapidement de récupérer des documents pour effectuer des démarches administratives.

Ne prenez plus le risque de perdre vos documents

La plupart des documents ont une durée de conservation légale obligatoire tels que les bulletins de paie et les factures. Le stockage de vos documents dans le coffre-fort électronique vous affranchit des contraintes liées à la perte d’un document, qui peut s’avérer préjudiciable. Vos documents sont conservés en toute sécurité.

Mettez-vous en conformité avec la législation

Si vous envoyez vos bulletins de paie au format dématérialisé, la loi vous oblige à les déposer dans un portail en ligne et à donner un accès à chaque collaborateur. Envoyer un bulletin de paie en pièce jointe d’un email est interdit, vous devez envoyer un lien d’accès au document dans le portail web.

Que dit la loi sur le coffre-fort électronique ?

Pour pouvoir utiliser le terme de Coffre-Fort numérique, la loi impose aux éditeurs la norme NF 203 CCFN. Cette certification vous donne la garantie de la conception, l’installation, la conformité et la fiabilité dans le temps de la solution. Elle assure également de son bon fonctionnement et de sa facilité d’utilisation.

Gestion globale des documents RH

De nombreuses tâches administratives liées au service Ressources Humaines peuvent être dématérialisées et automatisées. En premier lieu, les documents : bulletins de paie dématérialisés et coffre-fort électronique, notes de frais, contrats, avenants. Ensuite, les process : gestion des tickets restaurants, gestion des notes de frais, création et diffusion du bulletin de paie, création, diffusion et signature des contrats RH, demande et attente de validation des congés payés, gestion des ressources matérielles mises à disposition par l’entreprise.

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Contactez un expert sur le coffre-fort électronique

Vous avez pour projet de redéfinir la gestion de vos documents ? Nos experts sont là pour vous accompagner dans votre démarche. N’hésitez pas à prendre contact via ce formulaire afin que l’on puisse définir ensemble, une nouvelle organisation de vos processus. Nous déterminerons à vos côtés les solutions adaptées à vos besoins en matière de digitalisation de vos documents.

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