Dématérialisation des processus documentaires

Avant tout, vous définissez toutes les étapes de votre dossier client : bon de commande, demande et réception des pièces justificatives, envoi du contrat, signature, envoi des factures, traitement des litiges, etc. Chaque entreprise fonctionne différemment, il est donc primordial de bien définir le cadre du cycle client. Une fois que tout est identifié, il faut entrer les informations dans l’outil pour paramétrer les alertes, les relances, les envois d’emails, etc.

Vous recevez les pièces du dossier tels que documents d’identification de l’entreprise, KBIS, RIB, pièce d’identité du décisionnaire ou autre. Pour les pièces au format papier vous les scannez. Une fois scannées ou pour les pièces reçues électroniquement, vous les intégrez à votre outil de GED. Elles entrent alors dans le circuit de validation.

Lorsqu’un document est intégré au circuit de validation, les personnes en charge de la vérification reçoivent une alerte et peuvent accéder aux documents. Ensuite, elles vérifient la conformité des pièces par rapport au bon de commande ou au devis accepté. Si tout est bon, l’étape est validée, et la suivante est automatiquement déclenchée, comme par exemple la création du contrat, l’envoi de l’information au responsable commercial, etc. Il peut également y avoir d’autres étapes en parallèle.

Lorsque le contrat est finalisé, ne l’envoyez pas par voie postale. Surtout qu’il n’est pas rare qu’un contrat commercial contienne plusieurs pages, voire plusieurs dizaines de pages. Envoyez-le au format dématérialisé et faites le signer électroniquement. Pour cela, votre client reçoit un email contenant un lien vers le contrat, le lit et clique sur “Signer”. Il reçoit alors un SMS lui donnant un code. Sur le document en ligne il saisit ce code et la signature est validée. De votre côté, le responsable commercial du client effectue la même démarche, pour signer également le document. Lorsque les 2 parties ont signé, le contrat est approuvé et a la même valeur juridique qu’un contrat papier. Il faut donc au préalable avoir récupéré le numéro de téléphone du décisionnaire ainsi que son adresse email.

Pour l’envoi de vos factures clients, vous continuez électroniquement en déposant la facture dans l’imprimante virtuelle dédiée. Ensuite 2 options s’offrent à vous : envoi électronique ou envoi papier via centre éditique. L’envoi dématérialisé consiste à envoyer un email contenant un lien vers un portail sécurisé sur lequel se trouve la facture en question mais aussi l’historique des factures de ce client. Toutefois il arrive que vous souhaitiez conserver l’envoi papier pour tout ou partie de vos clients. Dans ce cas, l’imprimante virtuelle envoie la facture en impression dans un centre éditique agréé qui imprime, met sous pli et affranchi les documents. Cette étape peut être entièrement automatisée dans le cadre du circuit de validation.

Lorsque le dossier client est refermé comme par exemple après la signature du contrat ou après la fin du contrat, vous pouvez l’archiver. L’archivage numérique se fait de manière totalement sécurisée. Vos documents sont indexés, puis déposés dans l’outil d’archivage. Vous pouvez alors rechercher très facilement vos documents, les consulter et même les télécharger. L’archivage peut être entièrement automatisé dans le cadre du circuit de validation.

Quelque soit l’étape à laquelle vous êtes, le stockage et le suivi électronique de votre dossier client vous permettent de les consulter facilement et donc de les partager rapidement. En interne, tout d’abord, pour transférer le mandat de prélèvement à votre service comptabilité par exemple, ou bien pour envoyer les éléments de la commande à votre service technique pour planifier l’installation du produit ou service vendu. Vous partagez des documents en externe également, comme lorsque vous envoyez les factures à votre client, au format papier ou dématérialisé, il les retrouve sur son portail web dédié.