Dématérialisation des documents

Pour lancer le processus, il vous suffit simplement de faire un glisser-déposer des bulletins de salaire à envoyer dans l’imprimante virtuelle. Ensuite, 2 modes d’envoi sont possibles : soit électronique, soit papier. Par défaut, tous les collaborateurs reçoivent le bulletin de paie au format dématérialisé. Cependant, comme le prévoit la législation, l’outil gère l’envoi au format papier pour ceux qui se sont opposés au bulletin de salaire électronique.

Pour l’envoi des bulletins de paie dématérialisés, chaque collaborateur reçoit un email personnalisé, sur l’adresse email de son choix, contenant un lien unique pour qu’il se connecte au portail en ligne de l’outil. Les salariés se connectent avec leurs identifiants et accèdent au bulletin de paie en toute sécurité et confidentialité. L’envoi du bulletin de paie directement en pièce jointe d’un email est strictement interdit, c’est pourquoi, l’email contient uniquement un lien pour accéder au bulletin de paie en ligne.

Avec la Loi Travail, les entreprises qui adoptent le bulletin de paie électronique n’ont pas besoin de l’autorisation de leurs salariés. En revanche, si un collaborateur affirme refuser de recevoir son bulletin de salaire au format dématérialisé, l’entreprise se doit de lui transmettre au format papier. Dans ce cadre, l’imprimante virtuelle envoie le bulletin de paie au collaborateur par voie postale, via un centre éditique.

Quelque soit le mode de transmission du bulletin de salaire, tous les collaborateurs peuvent accéder au portail en ligne dans lequel se trouvent tous leurs bulletins de paie depuis leur entrée dans l’entreprise. Les bulletins sont archivés et accessibles durant 50 ans.