Automatisation des processus documentaires (Workflows)

Il s’agit d’intégrer la facture au logiciel de gestion documentaire. Pour les factures au format papier, il faut passer la facture au scanner pour la numériser. Lorsque la facture est électronique, il suffit simplement de la déposer depuis l’interface web. Vous pouvez alors la transférer depuis votre messagerie ou la déposer dans un dossier de synchronisation.

Avant toute action de modification, la facture est horodatée et archivée afin de garantir son authenticité et qu’elle ne soit pas altérée, sinon elle en perdrait toute sa valeur. Afin de pouvoir y apposer des annotations, la facture fournisseur est dupliquée sous forme de PDF/A pour conserver sa valeur juridique.

Le logiciel analyse les informations de la facture fournisseur. Une fois la reconnaissance des informations terminée, il indexe et classe la facture en fonction du fournisseur.

Une fois classée, la facture est envoyée automatiquement ou manuellement aux décisionnaires, elle pourra alors être validée ou refusée avec un retour à l’expéditeur.

En fonction des champs indexés, une imputation comptable des écritures vous est proposée, il ne vous restera qu’à valider que les comptes de charges affectés soient bon.

Avant la génération des écritures, le logiciel contrôle la ventilation crédit/débit avant l’export.

Vous pouvez télécharger votre fichier d’import et l’intégrer dans votre logiciel comptable.