Automatisation des processus documentaires (Workflows)

Lorsque le collaborateur qui en a la responsabilité, réceptionne le courrier de votre entreprise, il doit désormais le scanner. Il est possible de scanner l’ensemble de votre courrier ou uniquement une partie, c’est vous qui décidez de cela lors du paramétrage et de la formation de votre personnel.

Automatiquement, le logiciel de numérisation capture les informations et sait à qui transférer le courrier dans l’entreprise. Pour qu’une règle soit bien appréhendée par le logiciel, il faut scanner 3 documents similaires et indiquer à chaque fois l’action à effectuer. Pour les documents suivants, l’action se fait automatiquement.

Une fois numérisé et ses informations capturées, le document est automatiquement envoyé au bon interlocuteur dans l’entreprise. Le courrier entre ainsi dans un circuit de validation, basique ou complexe. Cela permet de gérer les échéances relatives au document en recevant des alertes. Pour les administrations publiques, cette fonction est très utile pour ne pas être piégé par la règle du silence vaut accord (voir paragraphe plus bas “Silence vaut accord”).

Afin de suivre le traitement du courrier, vous accédez à un tableau de bord dans lequel se trouvent des informations sur le statut de chaque document : en cours de traitement, à distribuer, à traiter, refusé.

Dématérialisez aussi vos courriers sortants à l’aide d’une imprimante virtuelle. Lorsque votre document est terminé, vous l’envoyez par un simple glisser-déposer dans l’outil. Ensuite, 3 options s’offrent à vous : l’envoi du document en pièce jointe d’un email, l’envoi d’un lien vers un portail web pour accéder au document via un email, l’envoi au format papier via un centre éditique. Dans tous les cas, une fois le document déposé dans l’imprimante et l’envoi validé, vous n’avez plus rien à faire. Vous pouvez tout de même suivre l’envoi et accéder aux documents envoyés sur le portail externe dédié.